Roel Grit – Project management (Samenvatting Hoofdstuk 1)

Standaard

Het project

 Er zijn drie groepen werkzaamheden in een organisatie:

– improvisatie

– routinematige werkzaamheden

– projectmatige werkzaamheden

Improvisatie

Er wordt vaak geïmproviseerd als er zich plotseling een gebeurtenis voordoet waarop een snelle reactie noodzakelijk is. Hierbij wordt er niet volgens een plan maar van geval tot geval beslissingen genomen. De uitkomst van improvisatie is daarom ook onzeker en moeilijk voorspelbaar.

Routinematige werkzaamheden
Deze werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar.
Er is in het verleden goed nagedacht over de stappen die genomen gaan worden en daarom hoeft hier ook niet elke keer over nagedacht te worden. Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld worden, waardoor ze doelmatig (efficiënt) uitgevoerd kunnen worden.

Projectmatige werkzaamheden

Deze werkzaamheden hebben een éénmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar. Om deze voorspelbaarheid te vergroten wordt er planmatig gewerkt.

Men zal daarom ook vooraf de tijd nemen om goed na te denken over het te bereiken doel en de manier waarop dit doel bereikt kan worden.

Een project wordt vaak opgedeeld in fasen, na elke fase kan het projectdoel worden bijgesteld. Vooraf wordt hiervoor een plan van aanpak (PvA) gemaakt, hierin staan de taakverdelingen, planningen, de projectgroep, de opdracht, enzovoort.

Projectmatig werken is geen doel op zich, maar een middel om werkzaamheden die minder voorspelbaar zijn wat meer structuur te geven. Zodat het beter hanteerbaar en controleerbaar wordt.

Soorten werkzaamheden

Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad hoc (plotseling) Te voorzien Herhalend
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel vrijheid Vooraf bedacht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze? Chaotisch Geleidelijk duidelijker Duidelijk, vaste procedure

Wat is een project?
een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.

Kenmerken van een project

– duidelijk beginpunt (project start-up)

– einddatum (tijdelijk project)

– duidelijk gedefinieerd projectresultaat (want het is eenmalig)

– de opdrachtgever (meestal één) en sponsor

– budget (vooraf vastgesteld)

– disciplines (bv: managers, financieel deskundigen, economen enzovoort).

– projectorganisatie (een project heeft een eigen projectorganisatie)

– project ontstaat niet vanzelf (plan van aanpak)

Er moeten afspraken worden gemaakt over middelen, ruimten, vergaderingen, enzovoort. Het is belangrijk dat de medewerkers van het project resultaatgericht kunnen werken!

Improvisatie -> projectmatig -> routine

Als je net begint met een taak ga je vaak eerst improviseren, omdat het allemaal nieuw voor je is. Als blijkt dat de nieuwe taak vaker moet worden uitgevoerd, dan zal deze situatie georganiseerd moeten worden. In dit geval zal het meer een routine worden.

Wanneer je improviseert zal dit via een projectmatige aanpak uiteindelijk een routine worden.

Er zijn vijf soorten verschillende projecten:

– technische projecten

– sociale projecten

– commerciële projecten

– gemengde project

– evenementen

Technische projecten
projecten die een verandering in de technisck als doelstelling hebben of een nieuw product moeten opleveren. Deze moeten goed gepland worden.
Technische projecten worden ook wel “harde” projecten genoemd.
(vb: bouwen van gebouw, brug, weg, enzovoort).

Sociale projecten

Deze projecten zijn vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Deze projecten hebben daarom ook betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken. (vb. Reorganiseren van een bedrijf, aanpassen van werkprocedures).

Deze projecten worden wel “zachte” projecten genoemd.

Commerciële projecten
Deze zijn gericht op het uiteindelijk verdienen van geld. (vb. Marktonderzoek, ontwikkelen van nieuw product, enzovoort).

Gemengde projecten

Dit zijn een tussenvorm van technische en sociale projecten. (vb. Ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot computer programma).

De mensen die in deze projectgroepen samenwerken zijn van verschillende vakgebieden en dit maakt het ook lastiger om samen te werken door de “verschillende taal” die ze speken.

Evenementen
Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment. (vb. Computerbeurs, popfestival, enzovoort).

De projecten zouden ook nog ingedeeld kunnen worden door middel van interne/externe opdrachtgevers. Of per dienst of product (cursus, evenement / gebouw, spoorlijn).

Aandachtspunten bij projectmatig werken

– eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever

– overleg met betrokkenen

– werk top-down

– denk eerst na: vooruit en achteruit

Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever

Zorg ervoor dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het project. Je zult planmatig willen werken en een plan van aanpak willen opstellen. Niemand kan echter van een projectleider verwachten dat hij direct aan de slag gaat met de uitvoering van een nooit eerder uitgevoerde opdracht.

Overleg met betrokkenen

Omdat bij een project personen uit diverse vakgebieden samenwerken, is het noodzakelijk eerst met al deze partijen het project door te spreken. Zorg ervoor dat er ook voldoende gemotiveerde mensen en middelen voor het project beschikbaar zijn. Maak goede afspraken over de inzet van de projectmedewerkers.

Werk top-down

Eerst moet de grote lijn van het project bepaald worden. Ga daarom niet direct in op de details, deze komen later wel. Het project kan opgedeeld worden in fasen, bijvoorbeeld de volgende drie.

– voorbereiding (denken)

– realisatie (doen)

– nazorg (onderhouden)
Deze komen later verder aan de orde.

Denk eerst na: vooruit en achteruit

Een project is vaak een nieuwe situatie, je kunt daarom niet op je eigen ervaring afgaan. Er moet vastgesteld worden wat er precies moet gebeuren tijdens de uitvoering van het project, daarom is het belangrijk geen werkzaamheden te vergeten. Daarom is het verstandig het project van twee kanten te bekijken: van voren naar achteren en van achteren naar voren. Op deze manier kom je uit te voeren werkzaamheden op het spoor die je anders misschien zou vergeten.

Faseren

Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Hoe langer een project duurt hoe groter de kans op wijzigingen in de doelstellingen van een project zullen zijn. Om een groot project beheersbaar te maken, kan een aantal maatregelen worden getroffen. Zo zullen we in het begin van het project een zogenaamde plan van aanpak maken. Hierin wordt het project duidelijk beschreven. Denk hierbij ook aan het projectdoel, de op te leveren producten van het project, het te gebruiken budget en de planning van het project. Dit wordt later besproken.

Bij het opstellen van een planning is het erg handig een project op de delen in verschillende fasen. Een fase duurt uiteraard korter dan een project. Men past de fasering toe om risico’s te voorkomen en verkleinen.

Een algemeen bruikbare fasering is:

– initiatief (idee komt tot stand)

– definitie (eindresultaat van het project wordt bepaald)

– ontwerp (bepalen van het uiterlijk van het projectresultaat)

– voorbereiding (projectresultaat gaat gemaakt worden)

– realisatie (levert gewenste projectresultaat op)

– nazorg (resultaat wordt in stand gehouden door aanpassingen aan wensen en oplossingen).

Initiatieffase
Is er sprake van een probleem of idee waarvan men vindt dat er iets aan moet gebeuren. In deze fase wordt “de eerste stap” gezet voor het project.

 

Er kan sprake zijn van de volgende activiteiten:

– onderzoek naar huidige stand van zaken

– bepalen van de globale probleemstelling

– vaststellen van het doel/ resultaat van het project

– bepalen wat de haalbaarheid van het project is. Hiervoor kan een apart haalbaarheidsonderzoek gedaan worden, wanneer dit gewenst is.

Uitkomst van deze fase kan een goedgekeurd projectvoorstel zijn.

Definitiefase

Deze fase geeft duidelijk weer wat er verwacht kan worden van het project.

Het vereiste projectresultaat wordt nu duidelijk vastgelegd, hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen eisen en wensen. Eisen zijn verplicht te realiseren en wensen wil men graag realiseren maar is niet noodzakelijk. Aan het eind van deze fase wordt vastgesteld wat er klaar is als het project is afgerond.

 

Ontwerpfase

In deze fase zal bekeken worden hoe de oplossing eruit zal komen te zien. Bij deze fase wordt creativiteit gebruikt, om dit te stimuleren zou er gedacht kunnen worden aan een brainstormsessie, hierbij kun je brainstormen over de mogelijke oplossingen. Om te beoordelen of deze oplossing aan de gestelde eisen voldoet wordt er vaak een prototype gemaakt van de oplossing. Een prototype is het eenvoudige nabootsing van de werkelijkheid om de eisen die aan een ontwerp worden gesteld te kunnen beoordelen. Na deze fase is duidelijk wat de opdrachtgever precies krijgt en dit is tevens een voorbereiding voor de volgende fase, want in de volgende fase moeten er voorbereidingen getroffen worden om het ontwerp te realiseren.

Voorbereidingsfase

Het ontwerp wordt in deze fase geschikt gemaakt voor de realisatie. Hoe het ontwerp gemaakt gaat worden, enzovoort. Hierbij kunnen bijvoorbeeld precieze bouwtekeningen gemaakt worden, hoe onderdelen in elkaar zitten, enzovoort. In deze fase wordt dus nog geen product gemaakt. Alles wordt voorbereid zodat de realisatie probleemloos kan verlopen. Hierbij geldt: “eerst denken dan doen”.

Realisatiefase

Na de voorbereidingen gaat men praktisch aan de slag. Hoe beter de voorbereiding is uitgevoerd, hoe minder kans er aanwezig is op onaangename verrassingen bij de realisatie. Het projectdoel wordt gerealiseerd, het “product” wordt gemaakt. In deze fase zal tevens de implementatie uitgevoerd worden, dat wil zeggen: zorgen voor de invoering van het resultaat van het project.

Na afloop van deze fase is het projectresultaat opgeleverd.

 

 

Nazorgfase

In deze fase wordt het projectresultaat gebruikt. Doordat omstandigheden zich in de loop van de tijd wijzigen, zullen ook de aan het projectresultaat te stellen eisen veranderen. Hierdoor zullen aanpassingen noodzakelijk zijn. Het zojuist uitgevoerde projectresultaat heeft daarom nazorg nodig. Na uitvoering van een project is men nog niet klaar, het resultaat moet in stand gehouden worden. Deze fase moet niet onderschat worden, want de kosten van instandhouding kunnen soms een veelvoud zijn van de kosten om het project uit te voeren.

Doel van fasering

Fasering van een groot project heeft als voordeel dat in het project beslismomenten worden ingebouwd. Aan he eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te sturen.

Wanneer een project?

Projectmatig werken heeft zo z’n voordelen, maar ook nadelen.

Voordelen van projectmatig werken:

  • het project staat “buiten de dagelijkse orde”: er wordt speciaal tijd vrijgemaakt om het uit te

voeren. Omdat projectleden zich kunnen concentreren op het project is de kans groter dat het resultaat beter is.

  • een project heeft een opdrachtgever die bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen.
  • als een goed plan van aan pak is geschreven, is voor alle betrokkenen duidelijk wat er moet gebeuren.
  • de verantwoordelijkheden van projectleider, opdrachtgever en projectleden liggen duidelijk in het plan van aanpak vast.
  • het project verloopt in fasen en is daarmee overzichtelijker.
  • bij een goede samenstelling van de projectgroep kunnen de projectleden elkaar aanvullen en stimuleren. Hierdoor kan de productiviteit van elk lid toenemen.
  • Omdat een project voor een speciaal resultaat wordt opgestart, is het risico van mislukkingen kleiner.
  • het werken in een projectteam is leerzaam, projectleden kunnen zich ontplooien en misschien later op een managementfunctie worden gezet.

Nadelen van projectmatig werken:

  • het opzetten en inrichten van een project kost tijd. Er moet overlegd worden met allerlei personen en er moeten mensen worden benaderd als project lid. Ook kost het schrijven van een plan van aanpak tijd.
  • Goede medewerkers worden van een afdeling binnen de organisatie gehaald om mee te werken aan het project. Ze laten hierdoor een “gat” achter op die afdeling dat moet worden opgevuld.
  • Projectmatig werken kan ingewikkeld zijn. Onervaren projectleden moeten soms eerst op cursus.
  • Projectleden leren weliswaar van het project, maar omdat de ingewikkelde taak binnen een beperkte projectgroep wordt uitgevoerd, is er minder leereffect buiten de groep.

Levenscyclus van een project

Projecten worden georganiseerd om een resultaat op te leveren. Het hele traject van “ontstaan” tot de “ondergang” van het projectresultaat wordt de levenscyclus genoemd.

In het begin herken je de fasen: initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding en realisatie. Aan het eind van de realisatiefase wordt het projectresultaat opgeleverd en vervolgens gebruikt. Dit laatste wordt ook wel exploitatie genoemd. Gedurende het gebruik van het projectresultaat zijn nazorg en onderhoud nodig om het projectresultaat in stand en “bij de tijd” te houden. Na enige tijd helpt nazorg nog onvoldoende en ontstaat er stagnatie. Uiteindelijk kan het projectresultaat ten onder gaan, dan wordt er waarschijnlijk weer een nieuw project opgezet om te vernieuwen.

Projectdoelen moeten SMART zijn

Projecten worden uitgevoerd om een doel te breieken, het is daarom ook erg belangrijk dat deze doelen goed beschreven worden. Projectdoelen moeten daarom SMART zijn opgesteld, deze afkorting staat voor:

– S             specifiek

– M           meetbaar

– A            aanwijsbaar/acceptabel

– R            realistisch

– T             tijdgebonden

Speficiek

Het projectdoel moet specifiek zijn, dat wil zeggen: grondig omschreven met voldoende details.
Er mogen geen misverstanden ontstaan bij het eindresultaat.

(vb. De levertijd van onze producten moet omlaag, in plaats van: we gaan de levering van onze producten verbeteren).

Meetbaar

Achteraf kmoet kunnen worden vastgesteld of het project is behaald (of niet) wat betreft tijd, geld, kwaliteit en kwantiteit. Meetbaarheid is ook belangrijk om te bepalen wanneer het doel behaald is: wanneer ben ik klaar?

Aanwijsbaar/Acceptabel
Een persoon of groep moet verantwoordelijk zijn (aanwijsbaar) voor het behalen van het doel. Wie gaat het doen? Ook moet het acceptabel zijn voor diegene die het doel moeten behalen.

Realistisch

De doelen moeten haalbaar en uitvoerbaar zijn: kan het wat we willen?

Als een doel niet te behalen valt, zullen de mensen er geen zin in hebben en zullen ze afhaken.

Tijdgebonden

Er staat een bepaalde eindtijd voor waarop het doel behaald moet zijn.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s